Comment s’organise un festival ? Combien de personnes y travaillent et que fait l’équipe le reste de l’année ? Entrez dans les coulisses de l’organisation du Festival de Besançon…
Le Festival est une Association Loi 1901, sans but lucratif, placée sous l’autorité d’un Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration est constitué d’un bureau (9 membres élus + 1 membre honoraire) et de neuf membres de droits représentants les collectivités et établissements publics partenaires.
Il est présidé par Myriam Grandmottet depuis 2018, première femme à ce poste depuis la création de l’Association en 1948.
En 2021, l’Association comptait environ 350 membres.
Combien de personnes travaillent sur le Festival ?
L’équipe est composée de cinq salarié(e)s permanent(e)s, dont deux à temps partiel. Si l’équipe travaille toute l’année (horaires annualisées) il y a des périodes plus calmes et des périodes très intenses, qui ne sont pas les mêmes pour tout le monde :
- Alors que vous ne la découvrez qu’au printemps, la programmation du Festival, concoctée par le Directeur, est finalisée dès l’automne précédent, voire avant pour les grandes formations.
- Pour que la brochure soit dans vos boites aux lettres début juin, la responsable communication y travaille depuis le mois de février… à peu près en même temps que les contrats, qui sont préparés par la directrice de production.
- Vous souhaitez réserver vos billets en ligne dès que possible ? La responsable billetterie doit paramétrer son logiciel en amont, puis traiter toutes les réservations au fur et à mesure, et pendant le Festival. Quant à la comptable, le gros de son travail se fait après l’édition, jusqu’à la clôture des comptes en avril.
- Le directeur technique, intermittent du spectacle, travaille en amont de l’édition (devis, planning, commissions de sécurité) et pendant l’événement, avec son équipe de cinq techniciens.
Un assistant de production vient également en renfort à la fin de l’été, notamment pour coordonner la trentaine de bénévoles qui participent à l’accueil des artistes et du public !
Découvrir l’équipe salariée
photos © Yves Petit
Il assure la programmation artistique du Festival : choix des artistes, négociation des cachets et du planning, réflexion sur les lieux adaptés – à Besançon et en région.
Pour le Concours, il a la charge du choix du Président du jury et, avec lui, de la composition du jury et du programme des épreuves.
Il assure le suivi des relations avec les partenaires publics, parapublics, privés et mécènes, et contribue au développement des activités de l’Association.
Jean-Michel établit le budget annuel (structure, artistique, technique…) dont la gestion opérationnelle est déléguée aux équipes, et supervise les demandes de subventions. Il a la charge de l’encadrement du personnel permanent et occasionnel, pour lequel il oriente et supervise les missions.
Il est également membres de nombreuses assemblées (France Festivals, Fédération mondiale des Concours internationaux, Syndicat national des Scènes publiques) ou commissions (expert musique DRAC, Mécénat musical Caisse des Dépôts, commission billetterie CNM…)
Les missions de Jean-Michel sont plus stratégiques et se font bien en amont, sa charge de travail est donc un peu décalée par rapport à celle du reste de l’équipe qui, contrairement à lui, à tendance à hiberner à l’automne !
Côté production, elle gère toute la logistique relative à l’accueil des artistes, de la réservation des transports et des hôtels, au planning de répétitions en septembre, en lien avec Romuald.
Une fois les grandes lignes négociées par Jean-Michel, Elodie s’attèle à la rédaction des contrats : d’engagement (en direct avec les artistes), de cession (via une agence artistique le plus souvent), de coproduction (avec les salles partenaires par exemple).
Elle assure le suivi du budget artistique du Festival et du Concours et transmets à Julie toutes les informations nécessaires aux embauches et au paiement des salaires des artistes.
Elodie s’occupe de toutes les demandes de subventions de l’Association. Rigueur et ponctualité sont nécessaire pour ne pas laisser passer les dates butoirs et compléter les sites internet, PDF remplissable et autres fichiers Excel…
Elle a la charge de la coordination du Concours : suivi des inscriptions des candidats, lien avec les villes de présélection, planning du jury, participation à l’accueil des candidats finalistes en septembre (planning, partitions…)
En septembre, elle peut compter sur l’aide de Martin pour la coordination de l’équipe de bénévoles : planning, relances, courses pour les loges…
En lien avec des attachés de presse, elle rédige les communiqués et dossier de presse, et supervise l’organisation des interviews ou l’accueil de journalistes.
Adèle assure le suivi du budget communication et est en contact régulier avec les prestataires pour le suivi de leurs missions, ainsi qu’avec les partenaires du Festival (visibilité, échanges…)
La période de travail la plus intense se situe entre mars et fin juillet, période durant laquelle elle accueille un(e) stagiaire sur une période de 5 mois environ.
En septembre, elle participe avec Flore à l'accueil du public dans les lieux de concerts, mais aussi à celui des partenaires (suivi des invitations, coordination des opérations de relations publiques…).
Toujours avec Flore, Adèle participe au suivi et au développement de la résidence de compositeur, ainsi qu’au développement du public : offres spéciales entreprises, projets de médiation pour le jeune public, organisation de rencontre avant et/ou après les concerts…
En amont du Festival, après validation des tarifs des concerts, elle s’occupe du paramétrage du logiciel de billetterie et du site de vente en ligne.
Elle a également la charge des réservations et accueil des groupes (scolaires, CE, voyages organisés…), qui bénéficient parfois d’une priorité de réservation ; il faut donc anticiper.
En septembre, elle chapeaute une équipe de deux ou trois agents de billetterie et est la référente pour les équipes d’ouvreurs en charge du placement du public. À cette période, elle est en lien permanent avec la comptable pour le suivi quotidien des caisses.
Après le Festival, dès la clôture comptable de l’édition, l’heure est à la mise à jour des fichiers publics et partenaires. La charge de travail étant moindre, c’est aussi le moment des réflexions sur les améliorations à effectuer !
Les années avec Concours, en lien avec Elodie, elle s’occupe du suivi du paiement des droits d’inscriptions des candidats via le site de vente en ligne, entièrement repensé pour l’occasion (tous les deux ans).
En lien avec Adèle, Flore participe au suivi et au développement de la résidence de compositeur, ainsi qu’au développement du public : offres spéciales entreprises, projets de médiation pour le jeune public, organisation de rencontre avant et/ou après les concerts…
Son quotidien est rythmé par la saisie et le traitement des factures, TVA, règlement des fournisseurs, ainsi que le suivi et la veille sur les informations juridiques générales.
Julie est également en charge des paies, pour l'équipe permanente et pour tous les artistes et techniciens engagés en septembre.
Deux temps forts rythment son année. En début d'année, elle clôture les comptes de l’année précédente, avec notamment le passage obligé de validation par les Commissaires aux comptes (bilan comptable fin avril). À cette même période, elle travaille sur les comptes de l’année à venir.
Autour du Festival en septembre, les factures sont nombreuses (hôtels, artistes, fournisseurs), et c'est également le moment de préparer une situation comptable intermédiaire pour fin novembre.
Chaque membre de l’équipe ayant en charge le suivi de son budget, Julie est en lien permanent avec tous.
Dès le programme connu, il s’assure de l’adaptabilité des propositions artistiques aux espaces, prépare le dossier de sécurité général et élabore les plans d’implantation. Il s’assure de la mise en œuvre des fiches techniques de tous les ensembles, engage les prestataires (vidéo, scène, son) et réserve le matériel nécessaire et les instruments (pianos, clavecins, orgues, batteries…)
En tant que référent sécurité, il choisit et organise le travail de l’entreprise chargée des contrôles Vigipirate (et sanitaire le cas échéant) ou la présence des premiers secours.
Il recrute, planifie et encadre le travail d’une équipe de techniciens pour les montages et démontages, à Besançon et en région, et coordonne les équipes techniques des salles accueillantes et les interventions des services municipaux.
Intermittent du spectacle, Romuald travaille également pour d’autres structures (Les 2 Scènes, festival Bien Urbain, la Co[opéra]tive, Université de Franche-Comté, Musées…)
Un an pour organiser un Festival qui dure 10 à 15 jours ?
Entre 30 et 50 concerts par édition : nous organisons l’équivalent d’une petite saison annuelle regroupée sur un temps réduit, avec en moyenne deux à trois concerts par jour !
Tout doit être ficelé bien en amont car en septembre, pas de place à l’improvisation.
De plus, la période des « grandes vacances » nous impose d’anticiper les fermetures annuelles et les congés (imprimeurs, agents d’artistes, établissements scolaires…).
Sans compter l’organisation du Concours (biennal), qui demande près de deux années d’anticipation, et les rencontres régulières, courant d’année, dans le cadre de la résidence de compositeur.
Pourquoi un Festival début septembre ?
Parce que c’est le seul moment de l’année où les salles ne sont pas occupées par les saisons : l’occupation du Théatre Ledoux par la saison des 2 Scènes ne commence qu’en octobre par exemple.
C’est aussi parce que plus de la moitié de notre public est bisontin, et environ 80 % est franc-comtois. Un public urbain et régional dont nous nous priverions si le Festival avait lieu l’été.
Nous organisons un événement de rentrée, charnière entre les festivals d’été et les saisons annuelles, durant lesquelles l’Orchestre Victor Hugo propose déjà une riche programmation symphonique.